Ένα καλό πρόγραμμα απαντά σε τέσσερις ερωτήσεις: ποιος εργάζεται, πότε, πού και σε ποιον ρόλο. Ξεκίνα από τις ανάγκες της επιχείρησης και μετά κάνε τις αναθέσεις. Έτσι εντοπίζεις τα κενά πριν στείλεις το πρόγραμμα στην ομάδα.
1. Κατέγραψε τις ανάγκες ανά βάρδια
Γράψε τις ημέρες και ώρες λειτουργίας, τον χώρο εργασίας και πόσα άτομα χρειάζεται κάθε ρόλος. Ξεχώρισε τις ώρες αιχμής από τις πιο ήσυχες. Ο αριθμός των εργαζομένων από μόνος του δεν αρκεί: μία γεμάτη βάρδια μπορεί να μην έχει το άτομο που χρειάζεται στο ταμείο.
- Ημέρα και ημερομηνία.
- Ώρα έναρξης και λήξης.
- Χώρος εργασίας και ρόλος.
- Απαιτούμενα άτομα ανά ρόλο.
2. Έλεγξε διαθεσιμότητα και αιτήματα
Συγκέντρωσε τις συμφωνημένες ώρες, τα αιτήματα άδειας και τις ημέρες που κάποιος δεν είναι διαθέσιμος. Όρισε ένα κοινό σημείο και μία προθεσμία για τα αιτήματα πριν ετοιμάσεις την επόμενη εβδομάδα.
Μην θεωρείς ότι η διαθεσιμότητα της προηγούμενης εβδομάδας ισχύει αυτόματα. Έλεγξε επίσης αν ένας εργαζόμενος έχει ήδη ανατεθεί σε άλλον χώρο την ίδια ώρα.
3. Κάνε αναθέσεις και άφησε ορατά τα κενά
Ανάθεσε κάθε θέση σε συγκεκριμένο άτομο. Αν δεν έχεις βρει κάλυψη, γράψε «Προς ανάθεση» αντί να αφήσεις ένα ασαφές κενό. Στο παρακάτω παράδειγμα, η απογευματινή βάρδια χρειάζεται ακόμη ένα άτομο στο ταμείο.
Το παράδειγμα δείχνει μόνο τη δομή ενός προγράμματος. Οι ώρες και οι αναθέσεις πρέπει να προσαρμόζονται στις ανάγκες της ομάδας και στους κανόνες που ισχύουν για την εργασία της.
| Ημέρα | Βάρδια | Ρόλος | Άτομο |
|---|---|---|---|
| Δευτέρα | 09:00–15:00 | Εξυπηρέτηση | Άννα |
| Δευτέρα | 09:00–15:00 | Ταμείο | Νίκος |
| Δευτέρα | 15:00–21:00 | Εξυπηρέτηση | Μαρία |
| Δευτέρα | 15:00–21:00 | Ταμείο | Προς ανάθεση |
Ανοίγει σε Excel και Google Sheets. Περιέχει ένα παράδειγμα και κενές γραμμές για να το συμπληρώσεις. Δεν χρειάζεται εγγραφή.
4. Κάνε έναν τελευταίο έλεγχο
Πριν δημοσιεύσεις, διάβασε το πρόγραμμα δύο φορές: πρώτα ανά βάρδια για την κάλυψη και μετά ανά εργαζόμενο για τις αναθέσεις. Έτσι είναι πιο εύκολο να εντοπίσεις ένα διπλό όνομα ή μία ώρα που γράφτηκε λάθος.
- Έχει καλυφθεί κάθε απαραίτητος ρόλος;
- Υπάρχουν αναθέσεις που επικαλύπτονται;
- Έχουν ληφθεί υπόψη τα εγκεκριμένα αιτήματα;
- Είναι σαφείς οι ημερομηνίες και οι ώρες, ειδικά όταν μια βάρδια περνά τα μεσάνυχτα;