Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων για Επιχειρήσεις

Η σύμβαση συνάπτεται μεταξύ του επιχειρηματικού πελάτη, ο ιδιοκτήτης του οποίου την αποδέχεται στη Hiruu (Υπεύθυνος Επεξεργασίας), και του Christos Papoukas, με διακριτικό τίτλο Hiruu, Adroutsou, 551 32 Kalamaria, Thessaloniki, Greece (Εκτελών την Επεξεργασία). Αποτελεί μέρος των Όρων της Hiruu και ισχύει όσο η Hiruu επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα του προσωπικού του Υπευθύνου.

Η Hiruu φιλοξενεί, αποθηκεύει, οργανώνει, εμφανίζει, μεταδίδει και διαγράφει δεδομένα προσωπικού ώστε ο Υπεύθυνος να χρησιμοποιεί αρχεία απασχόλησης, προγραμματισμό, αιτήματα βαρδιών, παρουσίες (έλεγχος GPS μόνο με απόσταση), άδειες, έγγραφα και συμβάσεις, συνομιλίες και κλήσεις ομάδας, ειδοποιήσεις και προαιρετική υποβοήθηση προγραμματισμού. Η επεξεργασία διαρκεί όσο ο Υπεύθυνος χρησιμοποιεί τη Hiruu, συν την περίοδο επιστροφής και διαγραφής της ενότητας 10.

Η Hiruu επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο με τεκμηριωμένες οδηγίες του Υπευθύνου. Οδηγίες αποτελούν η παρούσα σύμβαση, οι Όροι και η χρήση των λειτουργιών και ρυθμίσεων της Hiruu από τον Υπεύθυνο, και για διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ, εκτός αν το δίκαιο της ΕΕ ή κράτους μέλους απαιτεί διαφορετικά· τότε η Hiruu ενημερώνει πρώτα τον Υπεύθυνο, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει. Η Hiruu ενημερώνει τον Υπεύθυνο αν θεωρεί ότι μια οδηγία παραβιάζει τη νομοθεσία προστασίας δεδομένων.

Όσοι εξουσιοδοτούνται από τη Hiruu να επεξεργάζονται τα δεδομένα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.

Η Hiruu εφαρμόζει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του Παραρτήματος 2 (άρθρο 32 ΓΚΠΔ). Μπορεί να τα βελτιώνει, αλλά δεν μειώνει το συνολικό επίπεδο προστασίας.

Ο Υπεύθυνος εγκρίνει τους υπεργολάβους του Παραρτήματος 3. Η Hiruu ανακοινώνει κάθε προσθήκη ή αντικατάσταση τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα μέσα στην εφαρμογή ή με email στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης. Ο Υπεύθυνος μπορεί να αντιταχθεί για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων· αν η αντίρρηση δεν επιλυθεί, μπορεί να σταματήσει τη χρήση της σχετικής υπηρεσίας. Κάθε υπεργολάβος δεσμεύεται από υποχρεώσεις τουλάχιστον εξίσου προστατευτικές και η Hiruu παραμένει υπεύθυνη γι' αυτούς.

Όταν υπεργολάβος επεξεργάζεται τα δεδομένα εκτός ΕΟΧ, η Hiruu διασφαλίζει έγκυρο μηχανισμό διαβίβασης: απόφαση επάρκειας, συμπεριλαμβανομένου του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ για πιστοποιημένους παρόχους, ή τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

• Η Hiruu βοηθά τον Υπεύθυνο να απαντά σε αιτήματα προσώπων για πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό, φορητότητα ή εναντίωση, μέσω λειτουργιών της εφαρμογής όπου υπάρχουν και αλλιώς κατόπιν αιτήματος.
• Η Hiruu βοηθά στην ασφάλεια, στη γνωστοποίηση παραβιάσεων, στις εκτιμήσεις αντικτύπου και στην προηγούμενη διαβούλευση (άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ).

Η Hiruu ενημερώνει τον Υπεύθυνο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός 48 ωρών αφότου λάβει γνώση παραβίασης που αφορά τα δεδομένα, με ό,τι είναι γνωστό για τη φύση της, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό, τις πιθανές συνέπειες, τα μέτρα που λήφθηκαν και σημείο επικοινωνίας. Περισσότερες πληροφορίες δίνονται μόλις είναι διαθέσιμες.

Με τη λήξη της υπηρεσίας ο Υπεύθυνος μπορεί πρώτα να εξαγάγει τα αρχεία του. Στη συνέχεια τα δεδομένα δεν εμφανίζονται πουθενά και διατηρούνται σε περιορισμένη μορφή μόνο για τις περιόδους της Πολιτικής Απορρήτου (αρχεία απασχόλησης έως 10 έτη μετά τη λήξη της απασχόλησης), και έπειτα διαγράφονται. Ο Υπεύθυνος μπορεί να ζητήσει νωρίτερη διαγραφή. Τα αντίγραφα ασφαλείας λήγουν στον κανονικό κύκλο τους έως 35 ημερών.

Η Hiruu διαθέτει τις πληροφορίες που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και απαντά σε αιτήματα ελέγχου με γραπτή τεκμηρίωση, όπως ερωτηματολόγιο, περιγραφή των μέτρων της και εκθέσεις ελέγχου των υπεργολάβων. Επιτόπιος έλεγχος γίνεται μόνο όταν τον απαιτεί εποπτική αρχή ή μετά από παραβίαση που αφορά τον Υπεύθυνο, με προειδοποίηση 30 ημερών, έως μία φορά τον χρόνο, με δαπάνη του Υπευθύνου και υπό εμπιστευτικότητα.

Η Hiruu μπορεί να ενημερώνει τη σύμβαση και δημοσιεύει κάθε έκδοση σε διεύθυνση με ημερομηνία. Μικρές αλλαγές, όπως ενημερώσεις υπεργολάβων κατά την ενότητα 6, ισχύουν μετά από ειδοποίηση· για ουσιώδη αλλαγή ο ιδιοκτήτης αποδέχεται ξανά τη νέα έκδοση μέσα στην εφαρμογή. Η ευθύνη διέπεται από τους Όρους. Αν η σύμβαση αυτή συγκρούεται με τους Όρους σε θέματα προστασίας δεδομένων, υπερισχύει η σύμβαση.

• Φιλοξενία σε διακομιστές Hetzner στην ΕΕ, κρυπτογραφημένη μεταφορά για όλη την κίνηση και προστασία δικτύου Cloudflare.
• Κρυπτογράφηση πεδίων τραπεζικών, ταυτότητας και φορολογικών στοιχείων, ισχυρός κατακερματισμός κωδικών και βραχύβια διακριτικά πρόσβασης με εναλλαγή.
• Πρόσβαση βάσει ρόλων σε κάθε επιχείρηση. Τα εργαλεία προσωπικού της Hiruu απαιτούν έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων και νέα επιβεβαίωση για ευαίσθητες ενέργειες· καταγράφονται οι προβολές αρχείων χρηστών και οι εμφανίσεις τηλεφώνων από το προσωπικό.
• Έλεγχος κακόβουλου λογισμικού στα συνημμένα συνομιλιών και αναφορών βάρδιας και ιδιωτική πρόσβαση στα πολυμέσα συνομιλιών.
• Καθημερινή αυτόματη διατήρηση και διαγραφή και επαληθευμένη διαγραφή λογαριασμών σε όλους τους παρόχους.
• Κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας εκτός εγκατάστασης με κύκλο 35 ημερών, παρακολούθηση και τεκμηριωμένη διαδικασία αντιμετώπισης παραβιάσεων.